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Come richiedere il pagamento di una fattura scaduta in modo corretto

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    GROSSETO – Non è raro che aziende e professionisti si trovino di fronte a situazioni impreviste e spiacevoli come una fattura scaduta riguardante la vendita di un bene o la prestazione di un servizio. Si tratta di situazioni che fanno parte della “normale amministrazione” quotidiana di chi gestisce un’impresa o un’attività in proprio, situazioni che possono essere causate da semplici disguidi contabili o anche da motivazioni più gravi. A volte capita che il mancato pagamento sia da imputare a una dimenticanza da parte del cliente o al mancato o non corretto invio della fattura da parte del creditore. Altre volte, invece, la causa è da ricercarsi in un particolare momento di difficoltà economica del cliente che, magari, chiede una proroga della scadenza per il pagamento della fattura.

    Solitamente, il termine di pagamento di una fattura per l’acquisto di beni e servizi, da parte di soggetti diversi dal consumatore finale, è di 30 o 60 giorni dalla ricezione del documento se non diversamente stabilito dalle parti. Quando un’azienda si trova di fronte a pendenze da parte dei clienti che non hanno provveduto a saldare quanto dovuto entro i termini previsti, l’impresa o chi ne gestisce la contabilità e il rapporto con i clienti, può far ricorso a una lettera di sollecito di pagamento per gli importi dovuti e richiedere fattura scaduta.

    Prima di passare al sollecito di pagamento, che rappresenta una richiesta comunque formale per il saldo di fatture scadute, è sempre consigliabile accertarsi del reale motivo che ha portato al mancato pagamento della fattura.

    Spesso, come già anticipato, il ritardo nei pagamenti può essere dovuto solo a una semplice dimenticanza da parte del cliente/debitore oppure a una momentanea impossibilità nel procedere al pagamento. Proprio alla luce di queste eventualità, prima di procedere all’invio di una lettera di sollecito, è sempre consigliabile mettersi in contatto in maniera informale con il debitore, anche tramite una semplice telefonata, al fine di risolvere il disguido in maniera amichevole. Nella maggior parte dei casi si può giungere facilmente a un accordo che prevede l’immediato pagamento della fattura scaduta o un’ulteriore dilazione del pagamento di qualche giorno per consentire al cliente di superare eventuali momenti di difficoltà.

    Le lettere di sollecito di pagamento

    Tuttavia, se il cliente non si mostra disponibile a saldare quanto prima la fattura e a estinguere il suo debito, oppure si rende irreperibile e non può essere contattato, allora l’azienda creditrice o il professionista che reclama il proprio credito, possono procedere a porre in atto tutte le eventuali azioni per ottenere il pagamento delle somme spettanti e tutelare i propri interessi.

    La lettera di sollecito, quindi, diviene il primo utile strumento per notiziare il debitore del mancato pagamento, informarlo del debito in essere allegando alla lettera anche la copia della fattura scaduta e, ovviamente, indicando nel sollecito le modalità accettate per il saldo dell’importo. Anche se non obbligatorio, se c’è comunque la possibilità è opportuno inviare la lettera di sollecito via PEC in maniera tale da avere una prova tangibile, certa e con data e ora precisa dell’invio.

    Alla prima lettera di sollecito, che nella maggior parte dei casi più “complicati” di fatture scadute sortisce i propri effetti, possono seguirne altre nell’eventualità il debitore non abbia intenzione, in nessun modo, di onorare il suo debito e saldare la fattura.

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